Greater Cleveland Regional Transit Authority  Internal Audit Department  GCRTA Board Member Benefits Investigation  May 2018      Scope of Investigation Fact Sheet    Board of Trustees Business Records:   15 years of medical claims data (Third Party Administrator): 2003 – April 2018   15 years of medical Insurance (Third Party Administrator): 2003 – April 2018   30 Board Member files were reviewed for compliance with the Board’s Health Care Premium  Policy  o Board Appointments   o GCRTA Healthcare History    Enterprise Resource Planning System Records:    24 Years of Payroll Records: 1994 – April 2018   24 Years of Human Resources Records: 1994 ‐ Present   24 Years of Accounts Receivable Records: 1994 ‐ Present   24 Years of Miscellaneous Receipts Records: 1994 ‐ Present    Restoration of Archived Databases     2,200 Investigative Hours of Internal Audit Staff    30 Interviews:   50 Interview hours, including employees, former employees, and current and past Board  Members    15 Workstations cloned and reviewed   24 Years of document history reviewed     15 Network drives cloned and reviewed   8 TeraBytes of Data Reviewed     72 Records boxes reviewed   7,200 Paper Records reviewed   667 Records identified as pertinent information  o Premium Amounts  o Premium Payments  o Collection Activities  o Notification Letters  o Copies of Checks  o Enrollment Forms  o Third Party Administrators Correspondence  o Management Correspondence    16 Personnel files reviewed    1      5/14/18  Greater Cleveland Regional Transit Authority  Internal Audit Department  GCRTA Board Member Benefits Investigation  May 2018      Background Checks  Employment History   Job Descriptions/Responsibilities      16 GCRTA Email Accounts Searched   700,000+ emails reviewed   114 emails identified as pertinent information  o Management Actions  o Payment Notifications  o Confirmation of Enrollment  o Payment Summaries  o Scheduled Meetings    50 Keyword Searches   160 review hours     10 Years of George Dixon Cell Phone Records: 2008 – 2018:   925 Contacts reviewed  o Personal   o Business  o Unclassified     Cell Phone Data Cloning:   32 investigative hours      Cell Phone Data Review:   74 Review Hours   134,878 Calls Reviewed  o 288,592 Total Minutes    92,691 Personal Calls Reviewed  o 196,433  Personal Call Minutes   35,047 Unclassified Calls Reviewed  o 76,081 Unclassified Call Minutes   6,859 Business Calls Reviewed  o 15,428 Business Call Minutes             2      5/14/18