SENATE S?NAT STANDING COMMITTEE ON INTERNAL ECONOMY, BUDGETS AND ADMINISTRATION COMITE PERMANENT DE LA REGIE INTERNE, DES BUDGETS ET DE L'ADMINISTRATION CANADA THURSDAY, May 9, 2013 Le JEUDI 9 mai 2013 The Standing Committee on Internal Economy, Budgets and Administration has the honour to present its Le Comit? permanent de la r?gie interne, des budgets et de l'administration a l'honneur de pr?senter son TWENTY-SECOND REPORT VINGT-DEUXI?ME RAPPORT Recent media reports with respect to Senator Michael Duffy's living allowances in the National Capital Region (NCR) were a matter of discussion. The Senate Administration was asked to provide a summary report of Senator Duffy's travel patterns between Prince Edward Island, his province of appointment, and the NCR. The travel summary raised concerns, whereby, on February 14, 2013, your Committee determined that it should amend a current contract with Deloitte for an examination of two senators' claims to include an examination of Senator Duffy's claims. Des reportages r?cents des m?dias concernant l'indemnit? de subsistance dans la r?gion de la capitale nationale (RCN) r?clam?e par le s?nateur Michael Duffy ont suscit?s des discussions. On a demand? ? l'Administration du S?nat de produire un rapport sommaire des habitudes de d?placement du s?nateur Duffy entre l'?le-du-Prince-?douard, la province qu'il repr?sente, et la RCN. Parce que le r?sum? des d?placements soulevait des doutes, le 14 f?vrier 2013, votre comit? a d?termin? qu'il y avait lieu de modifier le contrat confi? au cabinet Deloitte aux fins de l'examen des demandes de remboursement de deux s?nateurs pour y ajouter celles du s?nateur Duffy. Deloitte was asked to review Senator Duffy's travel claims and supporting documentation to determine whether the travel occurred or could have occurred; to categorize the claims as appropriate, subject to reimbursement to the Receiver General, or subject to consideration and determination by the Standing Committee on Internal Economy, Budgets and Administration; as well as to assess where the primary residence was located for Senator Duffy. Deloitte a ?t? charg? d'examiner les demandes de remboursement de frais de d?placement du s?nateur Duffy et les pi?ces justificatives afin de d?terminer si les d?placements en question avaient eu lieu ou avaient pu avoir lieu; si les demandes ?taient justifi?es, si le s?nateur devait rembourser le receveur g?n?ral ou si le Comit? permanent de la r?gie interne, des budgets et de l'administration devait trancher; ainsi que d'?tablir o? se trouve la r?sidence principale du s?nateur Duffy. Deloitte was provided with all documentation internal to the Senate that could be relevant to its examination. In addition, Deloitte requested documentation directly from Senator Duffy and/or his counsel. This request was not met. Deloitte a obtenu copie de tous les documents internes du S?nat susceptibles d'?tre utiles ? l'examen. Par ailleurs, Deloitte s'est adress? directement au s?nateur Duffy et/ou ? son avocat pour obtenir certains documents, mais sa demande est demeur?e lettre morte. Le 22 f?vrier 2013, le s?nateur Duffy m'a ?crit en tant que pr?sident du Comit? permanent de la On February 22, 2013, Senator Duffy wrote to me, in my capacity as Chair of the Standing -2- Committee on Internal Economy, Budgets and Administration. He said that he had filled out the Senate forms in good faith, but that he "may have been mistaken." He stated his intent to "repay the housing allowance that I have collected to date." Senator Duffy asked to be provided with the amount to be repaid in order to "settle this matter in full." Repayment was subsequently made in the amount of $90,172.24. r?gie interne, des budgets et de l'administration, pour me dire qu'il avait rempli les formulaires du S?nat de bonne foi, mais qu'il pouvait s'?tre tromp?. Il m'a avis? qu'il entendait rembourser l'indemnit? de subsistance qu'il avait touch?e jusque-l?. Le s?nateur Duffy a demand? ? conna?tre le montant ? rembourser afin de rectifier la situation une fois pour toutes. Il a finalement vers? la somme de 90 172,24 $ en guise de remboursement. Deloitte completed its report (attached as an Appendix) based on available information, including Senator Duffy's travel claims, which provided third party proof of travel from commercial carriers, and Senate telecommunications invoices for the Senate mobile phone assigned to Senator Duffy. Deloitte was able to confirm within 94 percent accuracy and another three percent likelihood Senator Duffy's location during the period of review, i.e., Ottawa versus his declared primary residence, PEI. Three percent of the time, his location was unknown. This information is fundamental to our determination regarding Senator Duffy's eligibility to claim expenses. Deloitte a fond? son rapport (en annexe) sur les renseignements disponibles, dont les demandes de remboursement de frais de d?placement du s?nateur Duffy, dans lesquelles ?taient fournies des preuves de d?placement par transporteur commercial, et des factures de t?l?communication du S?nat pour des appels faits ? partir du t?l?phone cellulaire fourni par le S?nat au s?nateur Duffy. Deloitte a pu confirmer ? 94 % et consid?rer comme probables ? 3 % les emplacements du s?nateur Duffy durant la p?riode ?tudi?e, c'est-?dire ? Ottawa ou ? sa r?sidence principale d?clar?e, ? l'?le-du-Prince-?douard. Son emplacement n'?tait pas connu 3 % du temps. Cette information nous est essentielle pour d?terminer l'admissibilit? des demandes de remboursement du s?nateur Duffy. Deloitte noted that, prior to the adoption of the Senators' Travel Policy on June 5, 2012, a definition of primary residence did not appear in Senate policy instruments. Deloitte further noted that, "The regulations and guidelines applicable during the period of our review do not include criteria for determining primary residence." Given this, Deloitte reported that they were unable "to assess the status of the primary residence declared by Senator Duffy against existing regulations and guidelines." However, they did conclude that "all of the trips between Ottawa/Gatineau and PEI claimed by Senator Duffy occurred." Dans son rapport, Deloitte souligne qu'avant l'adoption de la Politique sur les d?placements des s?nateurs, le 5 juin 2012, aucun instrument de politique du S?nat ne d?finissait la r?sidence principale. En outre, il pr?cise que << les r?glements et lignes directrices applicables pendant la p?riode vis?e ne comportent aucun crit?re d'?tablissement d'une r?sidence principale >>. Aussi, Deloitte signale qu'il n'a pas pu << ?valuer si la r?sidence principale d?clar?e par le s?nateur Duffy r?pond bien aux exigences des r?glements et lignes directrices existants >>. Il a tout de m?me conclu que tous les d?placements entre Ottawa/Gatineau et l'?le-duPrince-?douard r?clam?s par le s?nateur Duffy << ont eu lieu ou ont pu avoir lieu >>. Your Committee acknowledges Deloitte's finding that criteria for determining primary residence are lacking and this is being addressed by your Committee. Le comit? convient avec Deloitte qu'il n'existe pas de crit?re de d?termination de la r?sidence principale. Cette question est actuellement examin?e par le Comit?. Deloitte's report has informed our determination of the appropriateness of the living expense claims filed by Senator Duffy. Senator Duffy was found Le rapport de Deloitte nous a aid?s ? ?valuer le bien-fond? des demandes d'indemnit? de subsistance du s?nateur Duffy. Il a ?t? ?tabli que le -3- to have spent approximately 30 percent or 164 of the 549 days in the period of review at his declared primary residence. s?nateur Duffy avait pass? environ 30 % ou 164 des 549 jours de la p?riode ?tudi?e ? sa r?sidence principale d?clar?e. Your Committee therefore recommends: Par cons?quent, votre comit? recommande : That the living expenses claimed by Senator Duffy dating back to the time of his appointment have been properly reimbursed by him; and 1. Que le s?nateur Duffy a d?ment rembours? les frais de subsistance qu'il avait r?clam?s depuis sa nomination; 2. That living and travel expense claims submitted for reimbursement by Senator Duffy be monitored from the date of the adoption of this report for a period not less than one year. 2. Que l'on contr?le les demandes d'indemnit? de subsistance et de remboursement de frais de d?placement du s?nateur Duffy pendant au moins un an ? compter de la date d'adoption du pr?sent rapport. 1. Respectfully submitted, Respectueusement soumis, Le pr?sident, DAVID TKACHUK Chair