Siân M. Matthews Chairperson Board of Directors Siân M. Matthews Présidente du Conseil d’administration December 10, 2015 The Honourable Dominic LeBlanc, P.C., M.P. Leader of the Government in the House of Commons Office of the Leader of the Government in the House of Commons Room 231-S, Centre Block House of Commons Ottawa, Ontario K1A 0A6 Dear Mr. LeBlanc, I am writing in response to the letter sent on behalf of the Prime Minister to the President of Canada Post Corporation (“Canada Post”), Mr. Deepak Chopra, dated December 7, 2015. In that letter, you ask Mr. Chopra to “voluntarily choose not to serve” his term of re-appointment as President of Canada Post. The reason appears to be that this re-appointment has failed as an “open, merit-based appointment.” Mr. Chopra was appointed President of Canada Post on February 1, 2011 through a process managed by the Privy Council Office of the Government of Canada. The rigorous selection process for this role included an international search conducted by a leading executive search firm. It was advertised publicly, competitive and merit-based. Several high-quality candidates from around the world were considered by the search committee, which included senior members of the Privy Council Office, members of the Board of Directors of Canada Post and senior officials of the Department of Transportation. Mr. Chopra was the unanimous choice of that selection committee. Mr. Chopra was formerly the President and CEO of the Canada and Latin America region at Pitney Bowes, a $6-billion global mailing and communication technology company. Mr. Chopra held several executive positions at Pitney Bowes over his career, including that of President of the Asia-Pacific and Middle East region, and Vice-President of Finance and operations for Europe, Africa and the Middle East. He is a Fellow of the Certified General Accountants of Canada and has a graduate degree in commerce. He has no political affiliations. During his tenure at Canada Post, Mr. Chopra has received solid performance reviews from both the Board of Directors and the Government of Canada. His thoughtful leadership has been instrumental in changing Canada Post into a modern post, meeting both the needs of Canadians and our statutory obligation to be financially self-sufficient. Canada Post has faced tremendous pressure to adapt to a new business model that addresses a world of declining mail volumes and increased electronic communication. Mr. Chopra’s leadership, however, has not been solely remedial – he has championed and re-energized our e-commerce parcel business, where we are fully competitive in the market. Our volumes and revenues in the parcels business have consistently grown by over 8% a year. 1 2701 RIVERSIDE DR SUITE N1200 OTTAWA ON K1A 0B1 2701 PROM RIVERSIDE BUREAU N1200 OTTAWA ON K1A 0B1 The 2009 Report of the Auditor General of Canada identified several needed improvements in the appointment of CEOs to Crown corporations, including a need to properly address critical business succession. The Auditor General’s recommendations were adopted by the House of Commons Standing Committee on Public Accounts. As a result, the following change was made to the process: “The document, A Guide to Managing the Governor in Council Appointment Process, includes new guidelines setting out expectations for Ministers to provide written notice to appointees as to whether or not they will be reappointed. It indicates that the Government’s intention should be communicated to incumbents of leadership and full-time positions at least six months before the end of their term and that part-time incumbents be advised at least three months before the end of their term. This addresses a key recommendation of the Auditor General.” Mr. Chopra’s re-appointment was managed by the Privy Council Office with the support and direction of the Board of Directors, in accordance with best governance practices. The timing of the renewal is consistent with the Standing Committee recommendations. Responsible governance of a corporation with revenues of almost $8 billion dollars and one of the largest workforces in Canada, of 65,000 people, requires stability and appropriate succession planning for its leadership. We respectfully ask you to withdraw the December 7, 2015 letter. Responsible leaders, like Mr. Chopra, who commit to public service in this great country, should be celebrated, and not shamed. Yours truly, Siân M. Matthews Chairperson of the Board of Directors of Canada Post Corporation c.c. The Honourable Judy Foote, P.C., M.P. Minister of Public Services and Procurement Place du Portage, Phase III 11 Laurier Street, Room 18A1 Gatineau, Quebec K1A 0S5 2 Siân M. Matthews Présidente du Conseil d’administration Siân M. Matthews Chairperson Board of Directors Le 10 décembre 2015 L’honorable Dominic LeBlanc, C.P., député Cabinet du Leader du gouvernement à la Chambre des communes Bureau 231-S, Édifice du Centre Chambre des communes Ottawa (Ontario) K1A 0A6 Monsieur LeBlanc, La présente fait suite à la lettre envoyée au nom du premier ministre au président de la Société canadienne des postes (« Postes Canada »), Monsieur Deepak Chopra, en date du 7 décembre 2015. Dans cette lettre, vous demandez à M. Chopra de « choisir volontairement de ne pas exercer » son mandat renouvelé à titre de président de Postes Canada. La raison de cette demande semble être que le renouvellement ne constituerait pas une « nomination ouverte et fondée sur le mérite ». M. Chopra a été nommé président de Postes Canada le 1er février 2011 dans le cadre d’un processus géré par le Bureau du Conseil privé du gouvernement du Canada. Le processus de sélection rigoureux pour combler ce rôle comprenait notamment une recherche à l’échelle internationale menée par une importante agence de recrutement de cadres. Le poste a été annoncé publiquement et le processus était concurrentiel et fondé sur le mérite. Le comité de recrutement, composé notamment de membres de haut rang du Bureau du Conseil privé, de membres du Conseil d’administration de Postes Canada et de hauts fonctionnaires du ministère des Transports, a examiné la candidature de plusieurs candidats hautement qualifiés provenant de partout dans le monde. C’est à l’unanimité que ce comité a arrêté son choix sur M. Chopra. M. Chopra était auparavant président-directeur général, Canada et Amérique latine à Pitney Bowes, une multinationale de six milliards de dollars spécialisée dans les technologies d’expédition et de communication. Avant cela, il avait occupé plusieurs postes de cadre supérieur à Pitney Bowes au cours de sa carrière, notamment président pour la région de l’Asie-Pacifique et du Moyen-Orient et vice-président des Finances et des opérations pour l’Europe, l’Afrique et le Moyen-Orient. Il est récipiendaire du titre de FCGA et titulaire d’un diplôme d’études supérieures en commerce. Il n’a aucune appartenance politique. Durant son mandat à Postes Canada, les évaluations du rendement de M. Chopra ont été probantes, tant de la part du Conseil d’administration que du gouvernement du Canada. Son leadership réfléchi a contribué de manière déterminante à la transformation de Postes Canada en une poste moderne, qui répond aux besoins des Canadiens tout en respectant son obligation réglementaire de demeurer financièrement autonome. Postes Canada est confrontée à des pressions énormes qui l’obligent à s’adapter à un nouveau modèle d’affaires capable de répondre au déclin des volumes de courrier et à l’augmentation des communications électroniques. Le leadership de M. Chopra ne consiste cependant pas uniquement à apporter des correctifs : il a défendu et redynamisé notre secteur des colis générés par le cybercommerce, un marché dans lequel l’entreprise est pleinement concurrentielle. Nos volumes et nos revenus provenant des colis ont connu une croissance constante de plus de 8 % par année. 1 2701 PROM RIVERSIDE BUREAU N1200 OTTAWA ON K1A 0B1 2701 RIVERSIDE DR SUITE N1200 OTTAWA ON K1A 0B1 Le rapport de 2009 de la vérificatrice générale du Canada avait relevé la nécessité d’apporter plusieurs améliorations au processus de nomination des PDG des sociétés d’État, y compris la nécessité de régler la question essentielle de la succession. Les recommandations de la vérificatrice générale ont été adoptées par le Comité permanent des comptes publics de la Chambre des communes. En conséquence, le changement suivant a été apporté au processus : « Le document intitulé Guide de la gestion du processus des nominations par le gouverneur en conseil fournit de nouvelles directives selon lesquelles les ministres doivent donner un préavis écrit aux titulaires quant au renouvellement de leur mandat. Les directives précisent que les intentions du gouvernement doivent être communiquées aux titulaires de postes de direction et de postes à temps plein au moins six mois avant la fin de leur mandat, et que les titulaires de postes à temps partiel doivent recevoir un tel avis au moins trois mois avant la fin de leur mandat. Ces directives donnent suite à l’une des principales recommandations de la vérificatrice générale. » Le renouvellement du mandat de M. Chopra a été géré par le Bureau du Conseil privé, avec le soutien et l’orientation du Conseil d’administration, conformément aux pratiques exemplaires en matière de gouvernance. Le moment du renouvellement est conforme aux recommandations du Comité permanent. La gouvernance responsable d’une société ayant des revenus de près de huit milliards de dollars et l’un des effectifs les plus imposants au Canada, soit 65 000 personnes, exige que l’on assure sa stabilité et que l’on planifie convenablement la succession de ses cadres dirigeants. Nous vous demandons respectueusement de retirer la lettre du 7 décembre 2015. Les dirigeants responsables qui, comme M. Chopra, se dévouent à la fonction publique dans ce magnifique pays devraient être célébrés et non discrédités. Veuillez agréer, Monsieur LeBlanc, l’expression de mes sentiments respectueux. La présidente du Conseil d’administration de la Société canadienne des postes, Siân M. Matthews c.c L’honorable Judy Foote, C.P., députée Ministre des Services publics et de l’Approvisionnement Place du Portage, Phase III 11, rue Laurier, Pièce 18A1 Gatineau (Québec) K1A 0S5 2