Open Minutes from Closed Session October 20, 2014 – June 2, 2015 
 
October 20, 2014 
 
Manager Cable and EDC Director Andy Cable spoke to the Board on the Incentives to offer Tides and 
Times to attract their business to come to Graham County. Manager Cable stated that Duke Energy had 
come to the table with $40,000.00; the Town of Robbinsville had come to the table with waiver of fees, 
two years of free calibration of water meter, 50% reduction in Sewer Bill and waive water vault payment 
for a total of $105, 320.00 and Graham County could offer a three year incentive of $11,400.00 which 
will require a minimum of 25 employees at an average hourly wage of $14.36. Andy Cable stated that NC 
Commerce would come to the table with a Building Reuse Grant with a minimum employment 
requirement of 114 jobs over a five year period due to their real property being worth one million and 
their personal property being worth eight million. Andy Cable stated that NC Commerce has done a 
great job with this grant and the company is doing a good job with the going green incentive. Attorney 
Cody stated that the NC Grant was holding the company accountable and the numbers would hold a 
return on the investment. Attorney Cody stated that the board would have to hold a public hearing and 
suggested that they have one together with the Town of Robbinsville to show unity in this project. The 
board was agreeable with these incentives. 
 
Manager Cable stated that we needed Chairman Eller to sign a letter of assurance that we would be 
willing to apply for an easement for Herve Cody with NCDENR once we secure the PARTIF Grant. Clerk 
Crisp stated that she had spoken with Herve and he had told her he wanted to sell to us and had made 
some suggestions to get some things handled that needed attention and he did want an easement to his 
property from the Stanley property. Clerk Crisp also stated that he wanted his easement at the Sheriff’s 
Property to be defined so that no one could come back later and try to put up a fence to try and block 
his ingress and egress. 
 
Attorney Cody stated that we needed to sign an Indemnity Agreement on the Stanley Property and 
accept the Gift Deed Transfer. Attorney Cody stated that when we sign the Indemnity Agreement we 
will be taking on the liability if NCDENR discovers anything on the property after Stanley Furniture leaves 
the premises.  
 
Manager Cable stated that the survey for the PARTIF Grant done by Terry James was a little over 
$15,000.00. The board wanted to know if a Topographic had been done on this property as well for this 
price. 
 
Manager Cable stated that the Mack garbage truck was tearing up again and it was the same sensor that 
was causing the problem. Manager Cable stated that he informed the staff to try and run the truck hard 
at Wolf Creek to blow the soot out when they reached the Stecoah area every time they were in that 
area. 
 
November 17, 2014 
 
Manager Cable stated that all the paperwork has been signed and the county should own the Transfer 
Station and the Bank on Tuesday morning. 
 
Rebecca Garland stated that she had two contracts for the board to consider. One is the renewal of the 
DSS Attorney, Aundrea Duncan. Ms. Garland stated that DSS Board had recommended her re‐hire. The 
second contract is the DSS Medicaid Transportation Contract with Crown. Ms. Garland stated that this is 
where the contract is currently at and is at the same price. Ms. Garland stated that this will need to be 
approved in open. 
 
The board discussed hiring Tina Millsaps in Dispatch for the part time position due to Tiffany Wilson 
resignation and Josh Turner being moved to the full time position. The board wanted to see her 
application and to know if background checks had been done. Clerk Crisp stated that Misty Hembree did 
have to do background checks prior to hire. 
 
 
December 17, 2014 
 
The board wanted Manager Cable to proceed with the fence at the transfer station. Manager Cable 
stated that he would get in contact with the fencing company immediately. 
 
 

 January 20, 2015 
 
The board discussed the hiring of a 911 Data Addressing Coordinator with 911 Director Misty Hembree. 
Misty stated that she received 21 applications and she and Greg Cable had narrowed those down to five. 
Misty stated that she, Larry Hembree and Kim Crisp interviewed the applicants and her 
recommendation is Shaun Garrison due to his degree in IT and his overall interview. The board had 
discussion on the pay and pay grade and the possible bench marks that needed to be set with this job 
due to the backlog. The board agreed to $11.00 per hour with a six month evaluation. Commissioner 
Nelms stated that this is a difficult job to set benchmarks due to the backlog. Misty Hembree stated that 
this is a difficult project and it will take a while to measure performance.  
 
Manager Cable stated that he had a request to move Jacob Nelms to the Environmental Health position 
to replace Chad Burchfield and his pay changed to $20.00 per hour and his grade change is from 69 to 
72. 
 
Commissioner Cody stated that the Sheriff had approached Clerk Crisp about a satellite office in Stecoah 
and she had recommended that he speak with Commissioner Cody. Commissioner Cody stated that he 
spoke with his Rescue Squad Board and they could provide an office in the old building where the 
workout room is located which is where the bus garage use to be. The board was glad the Sheriff could 
have a satellite office in the Stecoah area. 
 
February 19, 2015 
 
The board discussed issues at the Library with an employee spending the nights. The board wanted it 
known that this type of behavior is not acceptable and we might need to readdress our agreement with 
the Nantahala Regional Library. Clerk Crisp stated that she did send an email to the Director with the 
board’s concern.  
 
Clerk Crisp stated that she did some research and the custodians Alisa Eller and Patsy Monroe had not 
received their $.25 cent raise in 2012‐2013 when all the other county employees had received this raise. 
Clerk Crisp stated that this was done in error and this should be given back to the employees retroactive 
to the time that they should have received the raise. Rebecca Garland stated that this was an error on 
the finance office due to their receiving a $1.00 raise at the same time as the $.25 cent raise and a new 
payroll system was being integrated at the same time as well. Ms. Garland stated that she would see 
that these two ladies receive their money that was owed them and adjust their salary to reflect the 
change in pay. 
 
Clerk Crisp presented the board a listing of how the commissioners are paid and which board’s that a 
commissioner sits on receives pay. Clerk Crisp asks the board if they want any changes made to the way 
she has been paying them. The board did not want any changes made to the way the Clerk has been 
paying the commissioners. 
 
March 9, 2015 
 
Commissioner Orr asks who hires the kids for the pool. Clerk Crisp stated that Jason Sawyer ultimately 
decides who he wants to hire but Clerk Crisp takes the applications. Clerk Crisp stated that Jason Sawyer 
always allows the last years lifeguards the first choice of coming back the next year. Clerk Crisp 
presented the recommended list to the board. Those names are: Daylee Brooms, Rebecca Teesateskie, 
Sydney Moody, Macy Lail, and Jesse Franks from last year’s list and the new life guards are Karli Odom, 
Carleigh Anderson, Sadie Holder, Grace Styles and Madison Lail. 
 
March 16, 2015 
 
The board discussed allowing our Maintenance Director to take the maintenance truck home with him 
instead of having to unload his tools every evening and locking them in the shed at the Building 
Inspections Office. The board expressed the concern of the shed getting robbed now that the Sanitation 
Building was robbed on Sunday night. The truck could hold the ladders at all times instead of those 
being scattered throughout the county buildings. A toolbox would need to be purchased for the truck to 
keep the tools in.  Clerk Crisp stated that this is allowable in the fleet policy of the personnel policy. 
Manager Cable spoke and stated that he did not have a problem with Gavin Colvard doing this and his 
home was located within 2 minutes from Town so gas mileage was not an issue. The board was not 
against this suggestion and would make a decision in open session. 
 

 The board discussed renting the Stephen Patterson building for $600.00 per month. The board will be 
looking into the building to see if this is feasible.  
 
April 7, 2015 
 
Misty Cable, 911 Director recommended Allison Grindstaff for the Dispatch job. Seven applicants were 
interviewed. 
 
April 15, 2015 
 
Rebecca Garland stated that she had spoken with the LBL yesterday on the DSS Building and she would 
be reaching out to the state representation John Rogers who would give us a check list to go by that 
would be attached to the RFP. Ms. Garland stated that the construction cost would roll into the building 
through the indirect cost plan with Mr. Rogers direction on the check list. Ms. Garland stated that once 
we occupy the building, Mr. Rogers signs off on the check list and we begin to recoup the monies back 
to the county. The board was in agreement to take the next step. 
 
May 5, 2015 
 
Ms. Garland presented the audit contract from Turner, Hatchett and Turner for $45,000.00 and told the 
board again that was with Ms. Garland doing a lot of the upfront work. The board would need to 
approve the contract in open. 
 
Commissioner Eller stated that we needed to go forward with looking into the Patterson Building for 
more room and get Andy and Jason out of the basement. Manager Cable stated that he would contact 
the owners about the building.  
 
May 19, 2015 
 
Clerk Crisp stated that she had spoken with Shelby Hancock’s mother concerning the possible Internship 
at the EMS Base. Clerk Crisp stated that she needed direction from the board if they felt they would 
fund this Internship for Ms. Hancock. Clerk Crisp stated that she had spoken with Larry Hembree, EMS 
Director and he did not need and Intern. The board did not feel that an Intern was needed at this time. 
 
June 2, 2015 
 
Claudine Gibson and Juanita Colvard presented the board with updates on the Urgent Care Center and 
stated that they had met with Dan Gerlach and Mark Sorrells and received good feedback with them 
concerning the use of the EDC Funds. Ms. Gibson stated that they needed a letter of commitment for 
the match on the ARC Grant to be mailed in with the rest of the paperwork. Ms. Gibson stated that the 
counties match is $16,000.00 and ARC gives $64,000.00 for a combined grant of $80,000.00 to do the 
feasibility study. Ms. Colvard stated that they did find someone to develop a business plan. Manager 
Cable stated that this is a worthy project and the commitment letter was something he could provide 
within the week. The board thanked the ladies for their work.  
 
 
_____________________________________________________________ 
Keith Eller, Chairman, Graham County Commissioner 
 
_____________________________________________________________ 
Jacob Nelms, Vice‐Chairman, Graham County Commissioner 
 
_____________________________________________________________ 
Lynn Cody, Member, Graham County Commissioner 
 
_____________________________________________________________ 
Connie Orr, Member, Graham County Commissioner 
 
_____________________________________________________________ 
Raymond Williams, Member, Graham County Commissioner 
 
ATTEST: 
 
_______________________________ 
Kim Crisp, Clerk to the Board